Politique de confidentialité — SomaLynk

Application de gestion de cabinet de kinésithérapie — conforme RGPD

1Responsable du traitement

Le traitement des données décrit ci-dessous est réalisé par le cabinet de kinésithérapie qui exploite l'application SomaLynk. Pour toute question relative à la présente politique ou à l'exercice de vos droits, contactez philippetadger@gmail.com.

2Données collectées

SomaLynk ne se limite donc pas à conserver ce que le praticien a saisi : l'application produit également des informations cliniques dérivées. Celles-ci constituent une aide à la décision pour le praticien traitant, jamais un diagnostic, et un praticien les revoit systématiquement.

3Finalités du traitement

4Base légale

5Durée de conservation

Les dossiers de santé sont conservés 30 ans à compter du dernier contact, conformément aux obligations légales belges applicables aux professions de santé (loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient, art. 9). Les données comptables et de facturation — factures et pièces de paiement — sont conservées 7 ans (Code de droit économique, art. III.86). Les souches des attestations INAMI sont conservées 5 ans (arrêté royal du 24 septembre 1992). Les journaux d'accès sont conservés aussi longtemps que le dossier qu'ils documentent. Au-delà de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées.

6Partage des données et sous-traitants

SomaLynk ne vend aucune donnée personnelle, n'utilise aucun outil publicitaire et ne contient aucun composant d'analyse comportementale ou de pistage. Les données ne sont communiquées qu'aux destinataires énumérés ci-dessous, chacun agissant dans le cadre d'un accord de sous-traitance conforme au RGPD.

Transferts hors Union européenne. Google, Anthropic et Cloudflare sont établis aux États-Unis ; les transferts vers ces prestataires sont couverts par le cadre de protection des données UE—États-Unis et par des clauses contractuelles types. Telegram est établi aux Émirats arabes unis ; le transfert est couvert par les clauses contractuelles types figurant dans les conditions du prestataire. Les prestataires établis aux États-Unis peuvent être soumis au CLOUD Act américain. Tous les autres sous-traitants énumérés ci-dessus sont établis dans l'Union européenne.

Une fois la session ouverte, l'interface de l'application charge sa feuille de style, sa police d'icônes et ses scripts d'interaction depuis un réseau de diffusion de contenu public (jsDelivr) ; ce réseau reçoit l'adresse IP et l'identification du navigateur de l'appareil, et aucune autre donnée. L'écran de connexion, lui, ne fait appel à aucun réseau de ce type.

Le registre complet et à jour des sous-traitants est tenu par le cabinet et disponible sur simple demande à philippetadger@gmail.com.

7Notifications push

Les notifications push sont acheminées par Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC, États-Unis — cadre de protection des données UE—États-Unis et clauses contractuelles types).

Ce qui s'affiche sur l'écran verrouillé est délibérément générique — le nom de l'application et « vous avez une nouvelle notification » — afin que rien de lisible ne soit exposé sur un téléphone verrouillé. L'intitulé lui-même (par exemple « Rappel de rendez-vous » suivi de la date, ou « Nouvel exercice prescrit ») transite bien par les serveurs de Google, avec le jeton de notification de l'appareil, et n'est affiché qu'à l'intérieur de l'application, une fois celle-ci déverrouillée et ouverte.

Aucun nom de patient et aucun contenu clinique n'est jamais inclus dans une notification — ni sur l'écran verrouillé, ni dans la partie transmise à Google. Les notifications peuvent être désactivées à tout moment dans les réglages de l'appareil, et la suppression d'un compte désactive tous les appareils de notification qui y sont liés.

8Vos droits (RGPD)

Vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

Pour exercer ces droits, contactez philippetadger@gmail.com.

Retrait du consentement. Lorsqu'un traitement repose sur le consentement — la connexion facultative à Google Agenda, les messages via Telegram, les notifications push, l'enregistrement vocal — celui-ci peut être retiré à tout moment et sans justification : déconnectez Google Agenda dans les Réglages, bloquez la conversation avec le robot Telegram, désactivez les notifications dans les réglages de l'appareil, ou refusez l'enregistrement vocal. Le retrait vaut pour l'avenir et n'affecte pas les traitements déjà effectués.

Suppression de compte. Les comptes praticiens sont créés par l'administrateur du cabinet et ne peuvent pas être créés par l'utilisateur lui-même. Pour faire supprimer un compte praticien, voir la page Suppression de compte, qui précise ce qui est supprimé et ce que le cabinet doit légalement conserver. Les patients suppriment eux-mêmes leur compte portail depuis « Mon compte » → « Supprimer mon compte » dans l'application patient.

9Google Agenda (connexion facultative)

Si vous choisissez de connecter votre Google Agenda, SomaLynk demande à Google uniquement l'autorisation de gérer les événements de votre agenda (calendar.events). Nous l'utilisons pour inscrire dans votre agenda les rendez-vous et les périodes d'indisponibilité que vous créez dans SomaLynk, pour les modifier ou les supprimer lorsque vous les changez, pour lire les événements des semaines que vous consultez afin d'afficher votre horaire et de refuser une réservation sur un créneau déjà occupé, et — uniquement à votre demande explicite, événement par événement, depuis une boîte de dialogue de confirmation — pour supprimer un événement de cet agenda, y compris un événement que vous avez créé dans Google plutôt que dans SomaLynk. Nous ne lisons, ne stockons et ne traitons ces événements à aucune autre fin, nous ne les partageons jamais avec des tiers, et nous ne les utilisons ni à des fins publicitaires ni pour entraîner un quelconque modèle. Le jeton d'accès est stocké chiffré et il est supprimé, avec la connexion, dès que vous déconnectez Google Agenda dans les Réglages — vous pouvez aussi le révoquer à tout moment depuis votre propre compte Google. La connexion est entièrement facultative : SomaLynk fonctionne pleinement sans elle.

Un point de transparence sur ce que SomaLynk écrit dans votre agenda : le titre d'un événement de rendez-vous contient le nom et le prénom du patient ainsi que la durée de la séance, afin qu'un événement ouvert dans Google Agenda indique encore pour qui il est. Ces titres sont donc transférés à Google aux États-Unis, sous le cadre de protection des données UE—États-Unis et les clauses contractuelles types. Si vous préférez que votre agenda ne comporte pas de noms de patients, ne connectez pas Google Agenda.

Date de dernière mise à jour : 03/09/2026

1Verwerkingsverantwoordelijke

De hieronder beschreven gegevensverwerking wordt uitgevoerd door de kinesitherapiepraktijk die de SomaLynk-applicatie beheert. Voor vragen over dit beleid of over de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via philippetadger@gmail.com.

2Verzamelde gegevens

SomaLynk bewaart dus niet enkel wat de behandelaar heeft ingevoerd: de applicatie leidt ook zelf klinische informatie af. Die vormt beslissingsondersteuning voor de behandelende zorgverlener, nooit een diagnose, en een zorgverlener beoordeelt ze altijd.

3Doeleinden van de verwerking

4Rechtsgrond

5Bewaartermijn

Gezondheidsdossiers worden 30 jaar bewaard vanaf het laatste contact, overeenkomstig de Belgische wettelijke verplichtingen voor zorgverleners (wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt, art. 9). Boekhoud- en facturatiegegevens — facturen en betalingsstukken — worden 7 jaar bewaard (Wetboek van economisch recht, art. III.86). De stroken van de RIZIV-getuigschriften worden 5 jaar bewaard (koninklijk besluit van 24 september 1992). Toegangslogboeken worden even lang bewaard als het dossier dat zij documenteren. Na afloop van deze termijnen worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

6Delen van gegevens en verwerkers

SomaLynk verkoopt geen persoonsgegevens, gebruikt geen advertentietools en bevat geen enkel onderdeel voor gedragsanalyse of tracking. Gegevens worden uitsluitend meegedeeld aan de hieronder opgesomde ontvangers, die elk optreden onder een verwerkersovereenkomst conform de AVG.

Doorgifte buiten de Europese Unie. Google, Anthropic en Cloudflare zijn gevestigd in de Verenigde Staten; doorgiften aan deze verwerkers zijn gedekt door het EU-VS-kader voor gegevensbescherming en door modelcontractbepalingen. Telegram is gevestigd in de Verenigde Arabische Emiraten; de doorgifte is gedekt door de modelcontractbepalingen in de voorwaarden van de aanbieder. Aanbieders die in de Verenigde Staten zijn gevestigd kunnen onderworpen zijn aan de Amerikaanse CLOUD Act. Alle andere hierboven opgesomde verwerkers zijn in de Europese Unie gevestigd.

Zodra u bent aangemeld laadt de interface van de applicatie haar stijlblad, icoonlettertype en interactiescripts van een openbaar content delivery network (jsDelivr); dat netwerk ontvangt het IP-adres en de browseridentificatie van het toestel, en geen andere gegevens. Het aanmeldscherm zelf doet geen beroep op zo'n netwerk.

Het volledige en actuele register van verwerkers wordt door de praktijk bijgehouden en is op eenvoudig verzoek beschikbaar via philippetadger@gmail.com.

7Pushmeldingen

Pushmeldingen worden bezorgd via Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC, Verenigde Staten — EU-VS-kader voor gegevensbescherming en modelcontractbepalingen).

Wat op het vergrendelscherm verschijnt is bewust generiek — de naam van de applicatie en "u heeft een nieuwe melding" — zodat er niets leesbaars zichtbaar is op een vergrendelde telefoon. De korte melding zelf (bijvoorbeeld "Afspraakherinnering" met de datum, of "Nieuwe oefening voorgeschreven") passeert wél via de servers van Google, samen met het meldingstoken van het toestel, en wordt pas binnen de applicatie getoond nadat die ontgrendeld en geopend is.

Er wordt nooit een patiëntennaam of klinische inhoud in een melding opgenomen — niet op het vergrendelscherm en niet in het deel dat naar Google wordt verzonden. Meldingen kunnen op elk moment worden uitgeschakeld in de instellingen van het toestel, en het verwijderen van een account schakelt elk gekoppeld meldingstoestel uit.

8Uw rechten (AVG)

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Om deze rechten uit te oefenen, neem contact op via philippetadger@gmail.com.

Intrekking van de toestemming. Wanneer een verwerking op toestemming berust — de optionele koppeling met Google Agenda, berichten via Telegram, pushmeldingen, spraakopname — kan die toestemming op elk moment en zonder motivering worden ingetrokken: ontkoppel Google Agenda in de Instellingen, blokkeer het gesprek met de Telegram-bot, schakel de meldingen uit in de instellingen van het toestel, of weiger de spraakopname. De intrekking geldt voor de toekomst en doet geen afbreuk aan reeds uitgevoerde verwerkingen.

Verwijdering van een account. Behandelaarsaccounts worden aangemaakt door de beheerder van de praktijk en kunnen niet door de gebruiker zelf worden aangemaakt. Om een behandelaarsaccount te laten verwijderen, zie de pagina Accountverwijdering, die verduidelijkt wat wordt verwijderd en wat de praktijk wettelijk moet bewaren. Patiënten verwijderen hun portaalaccount zelf via "Mijn account" → "Mijn account verwijderen" in de patiëntenapplicatie.

9Google Agenda (optionele koppeling)

Als u ervoor kiest uw Google Agenda te koppelen, vraagt SomaLynk aan Google uitsluitend toestemming om de gebeurtenissen in uw agenda te beheren (calendar.events). Wij gebruiken die toestemming om de afspraken en de onbeschikbare periodes die u in SomaLynk aanmaakt naar uw agenda te schrijven, om ze bij te werken of te verwijderen wanneer u ze wijzigt, om de gebeurtenissen te lezen in de weken die u bekijkt zodat wij uw planning kunnen tonen en een boeking kunnen weigeren voor een tijdslot waarin u al bezet bent, en — uitsluitend op uw uitdrukkelijke vraag, gebeurtenis per gebeurtenis, vanuit een bevestigingsvenster — om een gebeurtenis in die agenda te verwijderen, ook een die u zelf in Google en niet in SomaLynk hebt aangemaakt. Wij lezen, bewaren of verwerken deze gebeurtenissen voor geen enkel ander doel, wij delen ze nooit met derden, en wij gebruiken ze niet voor reclame of om enig model te trainen. Het toegangstoken wordt versleuteld opgeslagen en wordt samen met de koppeling verwijderd zodra u Google Agenda ontkoppelt in de Instellingen — u kunt het ook op elk moment intrekken vanuit uw eigen Google-account. De koppeling is volledig optioneel: SomaLynk werkt volledig zonder.

Eén punt van transparantie over wat SomaLynk in uw agenda schrijft: de titel van een afspraakgebeurtenis bevat de naam en de voornaam van de patiënt en de duur van de sessie, zodat een gebeurtenis die u in Google Agenda opent nog steeds aangeeft voor wie ze is. Die titels worden dus doorgegeven aan Google in de Verenigde Staten, onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming en de modelcontractbepalingen. Als u liever geen patiëntennamen in uw agenda hebt, koppel Google Agenda dan niet.

Laatst bijgewerkt: 03/09/2026

1Data controller

The processing described below is carried out by the physiotherapy practice operating the SomaLynk application. For any question about this policy or about exercising your rights, contact philippetadger@gmail.com.

2Data collected

SomaLynk therefore does not merely store what the practitioner typed: the application also derives clinical information of its own. That output is decision support for the treating practitioner, never a diagnosis, and a practitioner always reviews it.

3Purposes of processing

4Legal basis

5Retention period

Health records are retained for 30 years from the last contact, in accordance with the Belgian legal obligations applicable to healthcare professionals (Act of 22 August 2002 on patients' rights, art. 9). Accounting and billing data — invoices and payment records — are retained for 7 years (Code of Economic Law, art. III.86). The counterfoils of INAMI attestations are kept for 5 years (Royal Decree of 24 September 1992). Access logs are kept for as long as the record they document. Beyond these periods, data are deleted or anonymised.

6Data sharing and processors

SomaLynk sells no personal data, uses no advertising tools, and contains no behavioural-analytics or tracking component. Data are disclosed only to the recipients listed below, each acting under a data processing agreement compliant with the GDPR.

Transfers outside the European Union. Google, Anthropic and Cloudflare are established in the United States; transfers to them are covered by the EU-US Data Privacy Framework and by standard contractual clauses. Telegram is established in the United Arab Emirates; the transfer is covered by the standard contractual clauses in the provider's terms. Providers established in the United States may be subject to the US CLOUD Act. All other processors listed above are established within the European Union.

Once you are signed in, the application's interface loads its style sheet, icon font and interaction scripts from a public content-delivery network (jsDelivr); that network receives the device's IP address and browser identification, and no other data. The sign-in screen itself calls no such network.

The complete and current register of processors is maintained by the practice and is available on request at philippetadger@gmail.com.

7Push notifications

Push notifications are delivered by Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC, United States — EU-US Data Privacy Framework and standard contractual clauses).

What appears on the lock screen is deliberately generic — the application name and "you have a new notification" — so that nothing readable is exposed on a locked phone. The short notice itself (for example "Appointment reminder" followed by the date, or "New exercise prescribed") does travel through Google's servers, together with the device's notification token, and is displayed only inside the application once it has been unlocked and opened.

No patient name and no clinical content is ever included in a notification — neither on the lock screen nor in the part transmitted to Google. Notifications can be switched off at any time in the device settings, and deleting an account disables every notification device linked to it.

8Your rights (GDPR)

You have the following rights over your personal data:

To exercise these rights, contact philippetadger@gmail.com.

Withdrawing consent. Where a processing operation rests on consent — the optional Google Calendar connection, messages via Telegram, push notifications, voice recording — it can be withdrawn at any time and without justification: disconnect Google Calendar in Settings, block the conversation with the Telegram bot, switch notifications off in the device settings, or decline voice recording. Withdrawal takes effect for the future and does not affect processing already carried out.

Deleting an account. Practitioner accounts are created by the practice administrator and cannot be self-registered. To have a practitioner account deleted, see the Account deletion page, which sets out what is removed and what the practice is legally required to keep. Patients delete their own portal account from "My account" → "Delete my account" in the patient application.

9Google Calendar (optional connection)

If you choose to connect your Google Calendar, SomaLynk asks Google only for permission to manage events on your calendar (calendar.events). We use it to write the appointments and unavailable periods you create in SomaLynk to your calendar, to update or remove them when you change them, to read events in the weeks you are viewing so that we can show your schedule and refuse a booking for a slot you are already busy in, and — only when you explicitly ask for it, event by event, from a confirmation dialog — to delete an event on that calendar, including one you created in Google itself rather than in SomaLynk. We do not read, store or process events for any other purpose, we never share this data with third parties, and we do not use it for advertising or to train any model. The access token is stored encrypted and is deleted, along with the connection, as soon as you disconnect Google Calendar in Settings — you can also revoke it at any time from your own Google account. Connecting is entirely optional; SomaLynk works fully without it.

One point of transparency about what SomaLynk writes to your calendar: the title of an appointment event contains the patient's surname and first name together with the length of the session, so that an event opened in Google Calendar still tells you whom it is for. Those titles are therefore transferred to Google in the United States, under the EU-US Data Privacy Framework and the standard contractual clauses. If you would rather your calendar did not carry patient names, do not connect Google Calendar.

SomaLynk's use of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Last updated: 03/09/2026